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Bestnoten erhält der inoxisionARCHIVE Webclient, mit dem ein sicherer und definierter Zugriff auf archivierte Dokumente, direkt über das Internet erfolgt. Sinnvoll ist dies bspw. zur Dateneinsicht für Kunden und Lieferanten oder auch Mitarbeiter im Außendienst. Für den inoxisionARCHIVE Webclient benötigen Sie übrigens nicht einmal einen eigenen Webserver – Richtungweisend. Viele Anwender wollen den Komfort Ihrer mobilen Begleiter nicht mehr vermissen. Jederzeit Zugriff auf E-Mails, Adressen, Termine oder Kontakte. Die Funktionen, die die Plattformen wie Blackberry von RIM oder das Apple iPhone bieten, haben die Arbeitsweise vieler Anwender grundlegend verändert. Mit der Freigabe von „inoxision ARCHIVE WEBclient mobile“ steht allen Anwendern von mobilen Endgeräten wie Blackberry, Apple iPhone, Geräten mit Windows Mobile Betriebssystem und vielen anderen ein mobiler Zugriff auf inoxision ARCHIVE zur Verfügung. Was bisher noch nicht umfassend lösbar war, ist der Zugriff auf historische Daten. Eine Suche nach einer E-Mail die vor Wochen, Monaten oder Jahren versendet oder empfangen wurde, Zugriff auf einen Lieferschein oder ein bestimmtes Dokument zu einem Vorgang unterwegs zu erhalten, war nur mit großem Aufwand möglich. Mit „inoxision ARCHIVE WEBclient mobile“ können diese Anforderungen jetzt einfach, schnell und kostengünstig unterwegs erfüllt werden. Jedes in „inoxision ARCHIVE“ archivierte Dokument (E-Mail, gescannte Dokumente, Dateien) kann jetzt mobil recherchiert und an das Endgerät übertragen werden. Hier können die Dokumente eingesehen oder an andere Empfänger weitergeleitet werden. Durch die Nutzung der vorhandenen Infrastruktur des „inoxision ARCHIVE WEBclient“ ist die Einrichtung |
Eine Archivierungslösung einsetzen ist mehr, als eine Software zu installieren. Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösungen gehen über eine Standardsoftware hinaus, basieren auf den vorhandenen Prozessen und gestalten diese mit.
Somit ist es wichtig, dass eine Archivlösung integrativ eingesetzt werden kann, modular aufgebaut ist und Flexibilität bietet.
INOXISION Archive bietet als komplette Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung die Voraussetzungen für Ihre individuelle Lösung.
Sehen Sie im Folgenden die Einsatzmöglichkeiten und Features von INOXISION Archive:
Webclient verfügbar
Workflowmanager
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Mit dem inoxisonARCHIVE Workflowmanager werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung |
Renderer
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Mit dem inoxisionARCHIVE Modul Renderer werden zeichenbasierte Ausdrucke archiviert, man könnte dies auch als COLD-Lauf oder Spoolverarbeitung bezeichnen. In der Praxis wird dies bspw. bei Warenwirtschaftssystemen im AS/400 oder Unix Umfeld benötigt, die nicht über das Windows-Drucksystem arbeiten. Mit dem inoxisionRENDERER wird hier ein vollautomatischer Archivierungsprozess möglich, da auch hier die Dokumentenschlagworte aus dem Druckzeichenstrom erkannt werden. |
Windows-Druckertreiber
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Ein herausragendes Merkmal von inoxisionARCHIVE ist auch der generell enthaltene Windows Archivdruckertreiber. Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows Software archivieren – bspw. also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellte Geschäftsbriefe. In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem Drucker aus, sondern wählen den inoxision Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert. Die jeweiligen Dokumentenschlagworte (bspw. Belegnummer oder Belegdatum bei einer Ausgangsrechnung) können direkt mit im Ausdruck übergeben werden, sodass ein vollautomatischer Ablageprozess ermöglicht wird. Der inoxisionARCHIVE Windows-Druckertreiber ist für Terminalserver geeignet wobei die Ablage der Dokumente wahlweise über einen serverbasierenden. Hier durch wird eine noch höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit (z.b. bei Sammelrechnungsläufen). |
Offlineclient
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Mit dem inoxisonARCHIVE Modul Offlineclient wird es möglich, Teile der Archivdatenbank in einen autark einsetzbaren Client auszulagern. Welche Daten hier jeweils ausgelagert werden, ist natürlich frei selektierbar. Weiterhin können hier auch gänzlich unterschiedliche Teile des Archivs für den Offlineclient zur Verfügung gestellt werden. Der Offlineclient ist standalone z.B. auf einen Notebook einsetzbar. Die Installation einer Datenbank ist nicht nötig.
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Integrationsclient für andere Softwarelösungen
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Mit dem in der Ausbaustufe ENTERPRISE enthaltenem Integrationsclient besteht die Möglichkeit eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen. Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxisionARCHIVE Integrationsclient zu nutzen relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also gegeben. Mit einer Integration wird es für den Anwender möglich (direkt mit einem Klick) zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden alle archivierten Dokumente einzusehen. Ein weiteres Highlight ist auch die Scann- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scannvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die, in diesem Beispiel Finanzbuchhaltungssoftware, hier die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet. An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxisionARCHIVE Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen. Technische Voraussetzung: Die externe Software muß eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können. |
MailConnect für Emaill- und Faxarchivierung
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Die allgemeine Zunahme des eMail Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der eMail-Nachrichten mit sich. Mit dem inoxisonARCHIVE Modul Mailconnect wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei wird sowohl das eMail, als auch Mailanhänge mit indiziert (sofern diese in einem offiziellen/öffentlichem Format sind). Beim Recherchieren nach einer eMail, kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen eMail sowie nach einem Textfragment aus einem Mailanhang (Word, PDF, usw.), gesucht werden. Angebunden können alle POP3 oder IMAP fähigen Mailsysteme, wie Microsoft Exchange, Tobit David, Outlock, oder Lotus Notes werden. inoxisionARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefax wird wahlweise auch eine automatische OCR Volltexterkennung durchgeführt, hierzu ist das Advanced OCR Modul nötig. Lesen Sie mehr zu INOXISION archiveMail. |
Automatische Verschlagwortung durch Barcodeerkennung und Rückläuferbelege
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Sowohl die generell enthaltene OCR Erkennung, also auch die Phonetische Advanced OCR Erkennung, können auch alle international genormten Barcode entschlüsseln. In Verbindung mit dem inoxisionARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ besteht so auch die Möglichkeit, mit Barcodes erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten. In der Praxis kann diese Funktion auch zum Ablegen sog. „Rückläuferbelege“ verwendet werden. Gemeint sind also Belege, welche originär in Ihrem Hause erstellt und dann handschriftlich ergänzt wurden, sozusagen wieder zurück kommen. Bspw. können so vom Kunden unterschriebene Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine, im Stapel gesammelt und eingescannt werden. durch einen bereits bei Erstellung aufgedruckten Barcode erfolgt die weitere Zuordnung vollautomatisch. |
Stapelverarbeitung
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Mit dem inoxisionARCHIVE Modul „Stapelverarbeitung“ wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert. Im Detail wird hier einmalig je Belegerzeuger die Belegart definiert, wo auf dem Beleg welches Schlagwort zu finden ist, zum Beispiel wo auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A, die Belegnummer und das Belegdatum zu finden ist. Im weiteren wird definiert, woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann. In der Praxis wird dann ein Stapel von Eingangsrechnungen gescannt und entsprechend automatisch verschlagwortet sowie danach alle nicht erkennbaren oder nicht vollständig erkennbaren Dokumente nachbearbeitet. |
Phonetische OCR-Erkennung
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Mit einer OCR Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf der soeben gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxisionARCHIVE erhältlichen Advanced OCR Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt das die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht. Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison Advanced OCR Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen. |
OCR Erkennung
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Mit nur zwei Mausklicks kann der Anwender Bildinformationen als Text einem Schlagwort zuweisen: zunächst wird ein Bereich auf dem gescannten Dokument markiert. Automatisch wird der entsprechende Bereich analysiert und das Ergebnis angezeigt. Ein weiterer Mausklick auf das entsprechende Schlagwort weist den Text direkt dem Feld zu. Einfach und schnell. |
